Come organizzare giornate di cinema all’aperto

Guardare film all’aperto non è solo un’attività culturale da svolgere durante i mesi più caldi dell’anno (giugno, luglio, agosto e settembre). Diifatti, essa rappresenta un grande veicolo di coesione sociale tra le persone che vivono nella stessa città o quartiere e, nel caso di aziende e istituzioni, rappresenta un potente alleato per rafforzare l’immagine del marchio (branding) e la reputazione aziendale. Ma come è possibile organizzare degli spettacoli di cinema all’aperto?

Perché investire nei cinema all’aperto?

Ci sono molte ragioni per cui vale la pena organizzare degli eventi di cinema all’aperto, oltre a quelle appena descritte. Ad esempio, questo tipo di spettacolo è percepito come un atto ludico e festoso, che contribuisce ad associare il nome dell’azienda organizzatrice ad aspetti positivi. Allo stesso modo, in tempi di pandemia COVID-19, esso offre l’opportunità di recuperare un certo senso di normalità e sicurezza, in un momento in cui le proposte culturali e di svago sono state notevolmente ridotte o limitate.

D’altra parte, questi eventi hanno solitamente un costo accessibile e non richiedono grandi investimenti (tranne quando si tratta di teatri drive-in più sofisticati). Tutto ciò che serve è un maxischermo, un proiettore o un lettore multimediale, casse ad alta potenza e, infine, uno spazio aperto con accesso a una fonte di elettricità nel quale gli spettatori possono distribuirsi, come: un cortile interno, giardini, piazze o la spiaggia. Per quanto riguarda i posti a sedere, è possibile offrire sedie pieghevoli, anche se spesso sono gli spettatori stessi a portarle da casa: sedie da spiaggia, cuscini, coperte o asciugamani… Naturalmente, a causa del coronavirus, sarà necessario mantenere una distanza minima di 1,5 m tra le persone.

Bisogna sottolineare che qualsiasi organizzazione o gruppo di persone può creare questo spettacolo: un comune, un’associazione culturale, una associazione di quartiere, un centro civico…

La procedura per organizzare un cinema all’aperto

Una volta presa la decisione di proiettare dei film all’aperto, i promotori dovranno seguire le seguenti fasi.

Scelta dei film

Prima di tutto, si dovrà stabilire se il nostro cinema all’aperto ospiterà uno o più film. In quest’ultimo caso, bisognerà valutare se optare per un ciclo di film tematici, con un filo conduttore tra tutti i titoli selezionati, o scegliere dei cortometraggi o lungometraggi senza alcuna connessione tra loro.

Tuttavia, la scelta dei film da proiettare è un aspetto fondamentale, in quanto determinerà, insieme agli aspetti tecnici e ad altre questioni organizzative, il successo o il fallimento di questa iniziativa. Per fare la scelta giusta, bisognerà considerare alcuni aspetti come: la disponibilità delle copie, il prezzo dei diritti d’autore, la qualità artistica del film, il rapporto della trama con il luogo e il pubblico a cui si rivolge, il tipo di pubblico a cui si vuole dar maggior importanza, soprattutto se si ha in mente un pass per tutta la famiglia. Per ragioni economiche, è improbabile che sia un film che venga proiettato per la prima volta.

La produzione

La produzione comprende gli aspetti finanziari, amministrativi e legali del progetto. In altre parole, si tratta di ottenere i permessi per effettuare la(e) proiezione(i), ovvero richiedere l’autorizzazione al Comune del luogo dell’evento, e assicurarsi che gli organizzatori abbiano i fondi necessari per far sì che la loro idea vada in porto.

Il costo di questa azione non comprende solo le spese corrispondenti alla fornitura di energia elettrica o all’eventuale affitto dello spazio, ma anche il pagamento dei diritti d’autore del film proiettato (se necessario) e le azioni promozionali nei social network, nell’e-mailing e in altri supporti pubblicitari convenzionali. Se l’azienda dispone già di ledwall indoor, è possibile utilizzarli per pubblicizzare questo evento.

Un modo per coprire questi costi, se l’azienda non vuole (o non può) addebitare le spese a qualche voce di bilancio precedente, è quello di ricorrere a formule come: sponsorizzazione, mecenatismo, crowdfunding, addebito di un piccolo biglietto d’ingresso agli spettatori o la trasmissione di pubblicità prima della proiezione del film. Se si opta per i sussidi, sarà molto utile individuare le aziende o le istituzioni che stanno già sostenendo attività simili a quelle dei cinema estivi.

Inoltre, diventa essenziale ottenere i diritti di proiezione del film, per garantire che il materiale sia stato ottenuto e sia trasmesso legalmente e che sia disponibile un permesso a tal fine. Ci sono tre modi principali per raggiungere questo obiettivo.

  • Ottenere il permesso del regista, che è il modo più rapido per accedere al film. Per averlo, è consigliabile presentare una richiesta formale per il film, specificando gli obiettivi e la localizzazione geografica del progetto, le possibili date di trasmissione e le modalità di proiezione. La petizione deve essere firmata anche dal principale responsabile dell’iniziativa.
  • Richiedere l’autorizzazione del distributore e pagare le royalties, quando i diritti dei film da proiettare sono stati ceduti dal produttore o dal regista a un distributore. Il contatto può essere effettuato con qualsiasi mezzo che il distributore abbia abilitato a tal fine: telefono, posta, email, social network, ecc.
  • Richiedere il film in prestito alle istituzioni culturali. Sono molte le istituzioni culturali che si occupano di prestare, o noleggiare, a basso prezzo, film da proiettare in manifestazioni senza scopo di lucro: associazioni culturali, festival del cinema, cineteche, ambasciate, consolati, scuole di cinema… La forma di contatto con queste istituzioni è identica a quella specificata nel caso dei distributori.

Con l’avvicinarsi della data di proiezione di ogni film, gli organizzatori dovranno essere attenti alle previsioni del tempo e, se è prevista la pioggia o ci sono delle condizioni metereologiche che rendono la proiezione difficile o impossibile, dovranno comunicare la sospensione della sessione o il suo rinvio (in tal caso dovranno essere prese in considerazione alternative). Lo stesso vale per altri eventi di forza maggiore.

Al termine dell’evento, si raccomanda di fare una promozione nei consueti canali di comunicazione dell’ente organizzatore, sia per motivi di immagine aziendale, sia per suscitare aspettative e interesse per l’evento in occasioni future.