Cómo organizar sesiones de cine al aire libre

Ver cine al aire libre no es solo una actividad cultural que permite disfrutar de los meses más cálidos del año (junio, julio, agosto y septiembre): también fomenta la cohesión social entre personas que viven en un mismo pueblo o barrio y, en el caso de las empresas e instituciones, es un poderoso aliado para la imagen de marca (branding) y la reputación corporativa. Pero ¿cómo organizar sesiones de cine al aire libre? Lo veremos a continuación.

¿POR QUÉ APOSTAR POR EL CINE AL AIRE LIBRE?

Son muchas las razones por las que merece la pena plantearse organizar sesiones de cine al aire libre, además de las descritas. Por ejemplo, este tipo de eventos es percibido como un acto lúdico y festivo, lo que contribuye a asociar el nombre de la compañía organizadora con aspectos positivos. Asimismo, en tiempos de pandemia por el COVID-19, este tipo de acontecimientos da la oportunidad de recuperar una cierta sensación de normalidad y de manera segura, en un momento en el que las propuestas culturales y de ocio se han reducido o restringido notablemente.

Por otro lado, estas sesiones suelen tener un coste asumible y no precisan de grandes inversiones (salvo cuando se trata de los autocines, más sofisticados). Basta con una pantalla gigante, un proyector o reproductor de contenidos, unos altavoces de gran potencia y un espacio abierto con acceso a una fuente de electricidad en el que puedan distribuirse los espectadores, ya sea un patio interior, unos jardines, una plaza, una explanada o, incluso, la playa. En cuanto a los asientos, es posible ofrecer sillas plegables, si bien muchas veces son los propios espectadores quienes llevarán sus propios asientos: sillas de playa, cojines, mantas o toallas… Eso sí: debido al coronavirus, será necesario dejar una distancia mínima de 1,5 m entre personas.

También hay que destacar que cualquier organización o grupo de personas puede poner en marcha este proyecto: un ayuntamiento, una asociación cultural, una comunidad de vecinos, un centro cívico…

LOS PASOS PARA CREAR UN CINE DE VERANO

Una vez tomada la decisión de organizar sesiones de cine al aire libre, los impulsores tendrán que desempeñar las siguientes tareas.

ELECCIÓN DE LAS PELÍCULAS

En primer lugar, habrá que determinar si nuestro cine al aire libre acogerá únicamente una película o más. En este último supuesto, habrá que plantearse si se opta por un ciclo de cine temático, con un hilo conductor entre todos los títulos seleccionados, o bien si es mejor decantarse por cortos o largometrajes sin ninguna relación entre ellos.

Sin embargo, la elección de los filmes que se van a exhibir es un aspecto fundamental, ya que esto determinará, junto con los aspectos técnicos y otras cuestiones organizativas, el éxito o el fracaso de esta iniciativa. Para acertar, hay que considerar aspectos como su disponibilidad de las copias, el precio de los derechos de autor, la calidad artística de la película, la relación del argumento con el lugar y la audiencia a la que se dirige o el tipo de público al que se pretende atraer, especialmente si tenemos en mente un pase de cine para toda la familia. Por cuestiones económicas, difícilmente podrá ser una película de estreno.

LA PRODUCCIÓN

La producción engloba la vertiente financiera, administrativa y legal del proyecto. En otras palabras, se trata de obtener los permisos para poder llevar a cabo el pase o los pases —para ello, hay que pedir autorización al Ayuntamiento del municipio en que se vayan a emitir las películas— y asegurarse de que los organizadores cuenten con la financiación necesaria para sacar adelante su idea.

El coste de esta acción no solo incluye los gastos correspondientes al suministro eléctrico o el posible alquiler del espacio, sino también el pago por los derechos de autor del filme proyectado, si los hubiere, y de las acciones de promoción en redes sociales, e-mailing y otros soportes publicitarios convencionales. Si la empresa ya dispone de pantallas LED interior, podrá aprovecharlas para anunciar esta cita.

Una manera de cubrir estos costes, si la empresa no quiere —o no puede— imputar los gastos a alguna partida presupuestaria previa, es recurrir a fórmulas como el patrocino, el mecenazgo, el crowdfunding, cobrar una pequeña entrada a los espectadores o emitir publicidad antes del pase de la película. Para optar por subvenciones, será de gran utilidad identificar empresas o instituciones que ya estén apoyando actividades similares a los cines de verano.

También es esencial obtener los derechos de emisión de la película, para asegurarnos de que el material se ha obtenido y se difunde de manera legal y que se dispone para ello de una autorización. Hay tres maneras principales de lograrlo.

  • Conseguir la autorización del realizador, que es la vía más rápida para acceder a la película. Para ello, se aconseja hacer una solicitud formal del filme en la que se detallen los objetivos y la ubicación geográfica del proyecto, posibles fechas de emisión y cómo se llevará a cabo la proyección. La petición también debe ir firmada por el principal responsable de la iniciativa.
  • Solicitar la autorización del distribuidor y pagar los derechos de autor, cuando los derechos de las películas que se desean proyectar han sido cedidos por el productor o director a un distribuidor. El contacto puede hacerse por cualquiera de las vías que este haya habilitado para ello: teléfono, correo postal o electrónico, redes sociales, etc.
  • Pedir la película en préstamo a instituciones culturales. En nuestro país, existen numerosas instituciones culturales que se encargan de ceder, o alquilar a precios económicos, películas para ser exhibidas en eventos sin ánimo de lucro: asociaciones culturales, festivales de cine, filmotecas, embajadas, consulados, escuelas de cine… La forma de contacto con estas instituciones es idéntico al que se especifica en el caso de las distribuidoras.

A medida que se acerque la fecha de la proyección de cada película, los organizadores tendrán que estar atentos a la previsión meteorológica y, si se prevén lluvias o condiciones que dificulten o impidan el pase, tendrán que comunicar la suspensión de la sesión o su aplazamiento (habrá que pensar posibles alternativas si esto ocurriese). Lo mismo sucede con otras causas de fuerza mayor.

Al terminar el evento, se recomienda hacerse eco del mismo en los canales de comunicación habituales de la entidad organizadora, tanto por razones de imagen corporativa como para despertar la expectación y el interés por la cita en futuras ocasiones.